Klachtenregeling UVV Leeuwarden
Artikel 1 Definities
1. In de klachtenregeling UVV Leeuwarden wordt het volgende verstaan onder:
- UVV: Unie van Vrijwilligers Leeuwarden
- Klager: degene die de klacht indient. Indien u in uw ogen tijdens het uitvoeren van activiteiten ongewenst gedrag van anderen ervaart en/of signaleert kunt u dit schriftelijk kenbaar
- Klacht: schriftelijke uiting van ongewenst gedrag
- Beklaagde: de persoon tegen wie de klacht zich richt: vrijwilliger UVV, hulpvrager UVV, medewerker of bezoeker van de organisatie waarin u werkt als vrijwilliger
- Klachtbehandelaar: teamleiding, coördinator en/of vertrouwenspersoon
- Vertrouwenspersoon: de voorzitter van het bestuur van de UVV of diens vervanger
Artikel 2 Inwerkingtreding na onderling overleg
2. De klachtenregeling zoals hier weergegeven treedt pas in werking nadat klager en beklaagde samen met de teamleiding, coördinator en/of de vertrouwenspersoon een serieuze poging hebben ondernomen om er in onderling overleg uit te komen.
Artikel 3 Doel van de klachtenregeling
3. Doel van de Klachtenregeling is het op zorgvuldige wijze behandelen van klachten.
Artikel 4 Indienen en afhandeling van een klacht
4.1 Indienen klacht
De klager dient de klacht per mail of post in bij de betreffende coördinator van de UVV of de vertrouwenspersoon.
De klager moet naam, adres, telefoonnummer, naam beklaagde en omschrijving van de klacht melden.
4.2 Behandeling klacht
- De ontvanger van de klacht stuurt binnen 1 week een bevestiging van ontvangst van de klacht aan de klager (per mail of post)
- Indien de klacht niet in onderling overleg afgehandeld kan worden (zie artikel 2) stuurt de ontvanger van de klacht een kopie van de ingezonden klacht naar de secretaris van het bestuur
- De klachtbehandelaar (coördinator en/of vertrouwenspersoon) bespreekt de klacht met de teamleiding, de beklaagde en met de indiener van de klacht. Vervolgens gaan de coördinator en de teamleiding een gesprek aan met partijen. Als de klager of de beklaagde niet gehoord kan of wil worden, gaat de klachtbehandelaar uit van de beschikbare informatie. De klachtbehandelaar kan ter beoordeling van de klacht nadere informatie inwinnen bij derden. Indien men geheimhouding wenst over zijn of haar identiteit, wordt hier door de klachtbehandelaar gehoor aan gegeven. Op basis van de uitkomsten van de ingewonnen informatie en de gevoerde gesprekken worden zo nodig adequate maatregelen genomen om herhaling te voorkomen
4.3 Afhandeling van de klacht
- De coördinator en/of de vertrouwenspersoon kunnen oordelen dat de inhoud van de klacht dermate ernstig is, dat klager doorverwezen dient te worden naar de straf- of tuchtrechter
- De coördinator maakt een verslag van het gesprek en de voorgestelde maatregelen. Dit verslag wordt gestuurd aan de direct betrokkenen en aan de teamleiding. Een kopie van het verslag wordt naar de secretaris van het UVV- bestuur gestuurd
- Als de klager in een instelling werkt kan deze het bestuur van de UVV vragen het verslag te doen toekomen aan de betreffende klachtenfunctionaris van die instelling
- De coördinator en/of de vertrouwenspersoon handelt de klacht zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen drie maanden na ontvangst van de klacht, af.
Artikel 5 Bezwaar aantekenen
5.1 Indien de klacht voor de klager of de beklaagde onbevredigend is afgehandeld, kan binnen twee maanden nadat het verslag is verstuurd, bezwaar worden aangetekend bij het bestuur van de UVV t.a.v. de secretaris.
5.2 Ook ditmaal kan de klacht als dermate ernstig worden beschouwd dat doorverwezen dient te worden naar de straf- of tuchtrechter.
5.3. Zo dat niet het geval is dan handelt het bestuur de klacht af conform hiervoor in artikel 4 genoemd. Het bestuur doet uitspraak binnen een termijn van 3 maanden. De uitspraak is bindend.
Artikel 6 Geheimhouding
6. Allen die betrokken zijn bij de klacht hebben een geheimhoudingsplicht over alle facetten van de klacht.
Artikel 7 Niet in behandeling nemen van de klacht
7. De coördinator en/of de vertrouwenspersoon kan/kunnen besluiten dat de klacht niet in aanmerking komt voor behandeling, maar dit niet nadat een serieuze poging is ondernomen het probleem met klager en eventueel de beklaagde op te lossen. (zie art 2.) De beslissing hiertoe wordt binnen een termijn van 3 maanden genomen na het indienen van de klacht en schriftelijk aan de klager meegedeeld.