AANNAMEBELEID = PROCEDURE WERVING, SELECTIE, AANSTELLING EN INSCHRIJVING

0.      Vacature:

  • De leider/vervanger meldt een vacature aan de coördinator ziekenhuiswerk.
    • De coördinator mailt een verkorte taakomschrijving van de werkzaamheden aan de websitebeheerder en de sectorsecretaris ziekenhuiswerk.

1.      Aanmelding: 

  • Een aanmelding door een belangstellende via de website wordt door de websitebeheerder doorgestuurd naar de sectorsecretaris ziekenhuiswerk.
    • De sectorsecretaris mailt dit aanmeldingsformulier naar desbetreffende leiders en vervangers.
    • De sectorsecretaris bericht de belangstellende dat binnen korte tijd een afspraak zal worden gemaakt voor een gesprek met de leider en vervanger.
    • Uitgangspunt is dat 2 personen bij het gesprek aanwezig zijn. 

2.      Afspraak maken:

  • De leider/vervanger maakt binnen korte tijd met de belangstellende een afspraak voor het kennismakingsgesprek en vermeldt de datum, tijd, locatie en het verzoek een ID-bewijs en bankrekeningnummer mee te nemen.

3.      Kennismakingsgesprek:

  • De leider en vervanger voeren het gesprek aan de hand van enkele gespreksrichtlijnen (motivatie voor de keuze voor vrijwilligerswerk, ervaring, kennis van en affiniteit met de doelgroep van de vacature, informatie over het werk, etc.)

4.      Taakomschrijving van de werkzaamheden: T1-10

  • De leider en vervanger nemen deze met de belangstellende door.

5.      Infomap voor nieuwkomers:

  • De leider en vervanger bespreken de Infomap met de belangstellende, nemen de verzekeringen, reiskostenvergoeding en de 10 gedragsregels door en geven informatie over de verplichting tot het volgen van de basiscursus van een dagdeel, met betrekking tot sociale vaardigheden en de reden van een inwerkperiode van maximaal 6 maanden, waarna een evaluatiegesprek wordt gehouden.

6.      Het kennismakingsgesprek:

  • Kan uitsluitend worden afgerond met een positief gevoel van beide kanten. Indien er twijfel rijst bij de leider en/of vervangend leider mag aan de belangstellende worden gezegd, dat beiden nog even willen overleggen.
    • Bij akkoord kan worden overgegaan tot de intake/aanstelling van de aspirant-vrijwilliger.
    • Bij niet akkoord geeft de leider/vervanger dit door aan de sectorsecretaris met de reden van de afwijzing.
    • De sectorsecretaris kan, indien gewenst, mogelijk nog een andere vacature aanbieden.

7.      ID-bewijs:

  • De leider/vervanger vraagt naar het ID-bewijs, controleert dit en tekent voor gezien op het Startformulier.

8.      Vrijwilligersovereenkomst: F1

  • De leider en vervanger nemen deze door met de vrijwilliger en laten twee exemplaren (uit de Infomap, anders een kopie maken) invullen en ondertekenen.
    • De vrijwilliger houdt een exemplaar, het andere wordt door de leider naar de sectorsecretaris gestuurd.
    • De sectorsecretaris bewaart de vrijwilligersovereenkomst in het dossier One Drive.
    • Indien een vrijwilliger voor meerdere functies binnen de UVV wordt aangenomen, dan wordt voor iedere functie een vrijwilligersovereenkomst getekend.

9.      Startformulier: F2-F3

  • De leider/vervanger vult het Startformulier volledig in en mailt of verstuurt een kopie naar de sectorsecretaris.
    • De sectorsecretaris mailt het startformulier naar de medewerkersadministratie, de scholingscoördinator en de coördinator ziekenhuiswerk.
    • De coördinator vraagt aan de leider/vervanger of de vacature van de website kan worden verwijderd.
    • De coördinator mailt naar de websitebeheerder dat de vacature wel/niet kan worden verwijderd.

10.    MCL formulieren: F4, F5, F6, F7.

  • Meldingsformulier vrijwilliger:F4. de leider/vervanger vult dit formulier volledig in voor onbepaalde tijd en stuurt dit formulier naar: RAET, POSTBUSNR. 56,  9200AB DRACHTEN.
    • MCL Badge: de leider/vervanger verwijst de vrijwilliger naar de servicebalie, waar na ongeveer een week de badge met foto voor onbepaalde tijd kan worden afgehaald.
    • MCL/UVV halskoord voor de badge: de leider/vervanger geeft deze aan de vrijwilliger.
    • Reiskosten-/kilometersdeclaratieformulier: F5, de leider/vervanger geeft uitleg en overhandigt dit aan de vrijwilliger.
    • MCL Hygiëne en Infectiepreventie formulier: F6, de leider/vervanger geeft uitleg en overhandigt dit aan de vrijwilliger.
    • Fruit klaarmaken Hygiëne en Infectieformulier: F7, de leider/vervanger geeft uitleg en overhandigt dit aan de vrijwilliger.

Sanquin:

  • De leider/vervanger verzorgt de reiskostenvergoeding.

11.    Inwerken van de nieuwe vrijwilliger:

  • De leider/vervanger zorgt voor een passend inwerkprogramma (kennis maken met de vrijwilligers, personeel waar de vrijwilliger mee te maken krijgt, de ruimte, de voorzieningen, etc.) zodat de vrijwilliger de weg leert in zijn/haar nieuwe vrijwilligersbaan. In de eerst maanden heeft de leider/vervanger enkele malen contact met de vrijwilliger om te horen hoe het werk gaat/bevalt en of de vrijwilliger de basiscursus al heeft gevolgd.

12.    Medewerkerskaart:

  • De medewerkersadministratie mailt of verstuurt, na ontvangst van het startformulier, de medewerkerskaart naar de leider. Leider/vervanger bewaart deze in de leidersmap One Drive.

13.    Basiscursus:

  • De scholingscoördinator ontvangt van de sectorsecretaris het startformulier en stuurt de nieuwe vrijwilligers een uitnodiging voor het volgen van de basiscursus.
    • De scholingscoördinator stuurt een presentielijst naar de sectorsecretarissen.
    • De sectorsecretaris geeft bericht van aanwezigheid door aan desbetreffende leider en de medewerkersadministratie.
    • Als de vrijwilliger twee keer afwezig is meldt de scholingscoördinator dit bij desbetreffende leider.
    • De leider spreekt de vrijwilliger aan de basiscursus alsnog te volgen. Als de medewerker hier geen gehoor aan geeft, wordt doorde leider contact opgenomen  met de coördinator  en zal een disciplinegesprek plaats vinden met deze vrijwilliger.
    • De vrijwilligers van Hoteldebotel worden uitgenodigd voor het volgen van de cursus “Welkom in Hoteldebotel”.

14.    Evaluatiegesprek: F8

  • Afspraak maken voor een evaluatiegesprek na 6 maanden.
    • De sectorsecretaris geeft bericht aan de leider en vervanger voor het maken van deze afspraak.
    • De leider en vervanger maken een afspraak met de vrijwilliger en vermeldt datum, tijd en locatie.
    • De leider en vervanger voeren dit gesprek aan de hand van het evaluatieformulier, maken hierop notities, maken een kopie en geven deze aan de vrijwilliger. Vervolgens stuurt of mailt de leider/vervanger het formulier naar de sectorsecretaris.
    • De sectorsecretaris is er attent op of de vrijwilliger de basiscursus heeft gevolgd. Als dit nog niet het geval is dan maakt zij hiervan notitie en houdt de presentielijst in de gaten totdat de vrijwilliger de basiscursus heeft gevolgd.
    • De sectorsecretaris bewaart dit evaluatieformulier in het dossier One Drive.

15.    Voortgangsgesprek: F9-F9a

  • De coördinatoren houden voortgangsgesprekken met de leiders en vervangend leiders, eventueel met een bestuurslid als tweede gesprekspersoon.
    • De leider en vervangend leider houden een voortgangsgesprek met de vrijwilliger, vullen het formulier voortgangsgesprek volledig in en sturen dit naar de sectorsecretaris. De leider mag, indien gewenst, een kopie bewaren in de leidersmap One Drive. Hierbij wordt gewezen op het waarborgen van de privacy van de vrijwilliger.
    • De sectorsecretaris bewaart het formulier voortgangsgesprek in het dossier One Drive.

16.    Beëindiging overeenkomst en Exitformulier: F10

  • De leider/vervanger nodigt de vrijwilliger uit om afscheid te nemen.
    • De leider/vervanger geeft het exitformulier aan deze vrijwilliger.
    • De vrijwilliger vult dit exitformulier in en geeft dit terug aan de leider/vervanger.
    • De leider/vervanger bedankt de vertrekkende vrijwilliger met een bloemetje, lepeltje of briefopener, geeft het  UVV-bedankkaartje en neemt de badge in ontvangst.
    • De leider/vervanger levert de MCL-badge in bij de servicebalie.
    • De leider/vervanger mailt of verstuurt het exitformulier en de medewerkerskaart naar de sectorsecretaris.
    • De sectorsecretaris bewaart het exitformulier in het dossier One Drive.
    • De sectorsecretaris mailt of verstuur de medewerkerskaart naar de medewerkersadministratie.
    • De sectorsecretaris Ziekenhuiswerk ziet in de ledenadministratie of de vrijwilliger nog bij andere projecten werkt in het MCL. Zo niet, dan meldt zij de vrijwilliger af bij sa.zpf@raet.com  met Naam en Adres en Geboortedatum en vermeldt dat deze vrijwilliger stopt bij de UVV in het MCL.
    • Wordt binnen het halfjaar al afscheid genomen, dan bedankt de leider/vervanger alleen maar de vrijwilliger.
    • De sectorsecretaris geeft dit, i.v.m. het niet volgen van de basiscursus, door aan de scholingscoördinator.
    • Indien men zich opgeeft als donateur, stuurt de sectorsecretaris de persoonlijke gegevens door naar de penningmeester.
    • De leider/vervanger verwijdert alle gegevens van deze vrijwilliger uit de leidersmap One Drive en waarborgt de privacy door de formulieren te versnipperen/verwijderen.
    • Na beëindiging van de overeenkomst haalt de sectorsecretaris het dossier van de vrijwilliger uit de map van het project in One Drive en bewaart dit nog 6 maanden in de map Exit One Drive. Daarna kunnen deze formulieren worden versnipperd/verwijderd i.v.m. het waarborgen van de privacy.
    • Als een medewerker wordt ontslagen, dan wordt dit ontslag door de coördinator per aangetekend schrijven bevestigd.
Contact Us

We're not around right now. But you can send us an email and we'll get back to you, asap.

Not readable? Change text. captcha txt

Start typing and press Enter to search